Прием на работу от а до я. Подробный алгоритм с учетом изменений в 2021 году

Прием на работу – одна из самых важных процедур при трудоустройстве работников. Соблюдение установленного трудовым законодательством порядка позволит защитить работодателя от штрафных санкций и негативных последствий при взаимодействии с работниками.

После проведения отборочных мероприятий (собеседований, тестирований, сбора рекомендаций) работодатель принимает решение о приеме на работу сотрудника. О своем решении работодатель может сообщить кандидату по телефону либо направить письменное предложение о работе, так называемый job offer. Рекомендуется напомнить кандидату заранее, какие документы для устройства на работу он должен иметь при себе. Большинство работодателей для этой цели составляют информационное письмо, в котором указывают все необходимые сведения.

Особое внимание следует обратить на действия работодателя до заключения трудового договора и соблюсти порядок условий, обеспечивающий законность оформления трудовых отношений с работником.

Алгоритм действий работодателя при трудоустройстве работника:

1. Если должность кандидата подлежит предварительному медицинскому осмотру, то необходимо:

выдать направление на медосмотр по установленной законодательством форме;
произвести отметку в специальном журнале о выдаче направления и выдать его кандидату под подпись;
получить заключение о результатах прохождения медосмотра;
оплатить медосмотр по квитанциям, предъявленным работником, или произвести оплату медицинскому учреждению на основании заключенного договора.

У работодателя всегда должны быть утверждены перечни должностей, по которым проводится медицинский осмотр, а также перечни вредных факторов, которые присутствуют на таком рабочем месте.

В 2021 году произошли изменения, при которых, организовывая порядок прохождения медицинских осмотров работниками, необходимо руководствоваться Приказом Минздрава России от 28.01.2021 N 29н, а не Приказом Минздравсоцразвития РФ от 12.04.2011 № 302н.

2. Получая от лица, поступающего на работу, документы, содержащие персональные данные, от него необходимо получить письменное согласие на обработку его персональных данных. Работодатель самостоятельно разрабатывает текст такого согласия в соответствии с п. 1 ст. 6, ст. 9 Федерального закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ, где и указаны основные сведения, которые в обязательном порядке должно содержать такое согласие. При обработке персональных данных предусмотрено получение иных письменных документов, а именно:

согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения (в случае если деятельность работника предусматривает действия по их распространению);
обязательство о неразглашении персональных данных (в случае если деятельность работника предусматривает допуск к персональным данным других работников).

3. До подписания трудового договора лицо, поступающее на работу, под подпись должно быть ознакомлено с локальными нормативными актами, такими как:

правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР);
положение о заработной плате (если данный порядок не прописан в ПВТР);
положение о персональных данных работника;
должностная инструкция (если обязанности по должности не включены в текст трудового договора);
график работы или график сменности (если работа предусматривает работу по таким графикам).

4. Рекомендуется также визуально проверить предоставленные документы на их достоверность. Как правило, наблюдаются ошибки в трудовых книжках. С 01.09.2021 действуют новые правила ведения трудовых книжек. Новые формы дубликата книжки и вкладыша в нее надо будет оформлять только с 01.01.2023. Если впоследствии выяснится, что работник представил поддельные документы, то с ним можно будет расторгнуть трудовой договор.

5. Для заключения трудового договора работодатель вправе запрашивать только те документы, которые предусмотрены статьей 65 ТК РФ. Ошибкой является факт указания в ПВТР иных документов (например: ИНН, свидетельства о браке/разводе, свидетельства о рождении детей и другие). Важно разъяснить работнику, что дополнительные документы могут предоставляться им по желанию для получения льгот и гарантий, предусмотренных законодательством РФ. Совместители для работы во вредных условиях труда предоставляют справку о характере и условиях труда по основному месту работы (ст. 283 ТК РФ).

6. Трудовой договор, подписываемый с работником, должен содержать все обязательные условия, определенные ст. 57 ТК РФ. Отсутствие одного из условий договора влечет наложение штрафных санкций в случае любой проверки (как плановой, так и внеплановой). Трудовой договор оформляется в письменной форме, в двух экземплярах. Экземпляр работника выдается ему под подпись, которую он проставляет на экземпляре работодателя. До настоящего времени встречаются случаи, когда работодатель не учитывает данное правило при заключении дополнительных соглашений об изменении условий трудового договора.

7. Очень важным изменением 2021 года является тот факт, что с ноября 2021 года приказ о приеме на работу стал необязательным документом (абз. 1 ст. 68 ТК РФ). Именно поэтому, чтобы избежать штрафов, работодателю необходимо внести изменения в ПВТР, а именно – отменить обязанность знакомить с приказом о приеме на работу в течение 3 рабочих дней после начала работы. Приказ допускается оставить в использовании при процедуре приема, но формулировку в ПВТР нужно изменить.

8. Личная карточка работника заполняется на него на основании оригиналов предоставленных документов. Ее можно заполнить с помощью автоматизированных программ, после чего распечатать и дать работнику на подпись с целью подтвердить достоверность указанных в этой карточке персональных данных. Далее рекомендуется заполнять эту карточку ручкой.

9. Договор о полной индивидуальной или бригадной материальной ответственности можно заключать только с работниками после 18 лет (ст. 244 ТК) и только по должностям, указанным в Постановлении Минтруда России от 31.12.2002 № 85.

10. Если на работника в соответствии с действующим законодательством РФ ведется трудовая книжка и работник проработал не менее 5 дней, то необходимо заполнить трудовую книжку, указав в ней запись о приеме на работу.

11. Направить сведения о трудовой деятельности работника по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд не позднее следующего дня со дня издания приказа о приеме (если он в организации издается) или со дня издания трудового договора по форме СЗВ-ТД (Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п, Постановление Правительства РФ от 08.04.2020 № 460).

12. Если работник в течение двух последних лет работал на госслужбе согласно Перечням (Указ Президента РФ от 18.05.2009 № 557, Указ Президента РФ от 21.07.2010 № 925), то работодатели обязаны сообщать о заключении с ним трудового договора по последнему месту службы в течение 10 календарных дней со дня заключения (ч. 3 ст. 64.1 ТК РФ, п. 4 ст. 12 Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции», Постановление Правительства РФ от 21.01.2015 № 29).

13. Сообщить в военкомат о приеме гражданина, подлежащего учету, необходимо в 2-недельный срок (Положение о воинском учете, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719). Форма такого сообщения установлена в приложении № 9 к Рекомендациям по воинскому учету. Также необходимо выдать: справку для военкомата работникам без регистрации или, если ее нет, регистрации по месту пребывания (Постановление Правительства РФ от 06.02.2020 N 103). Если работник не состоит на воинском учете, то ему необходимо выдать направление в военкомат

14. Провести инструктажи по охране труда, пожарной безопасности, электробезопасности, ГО и ЧС. Эти инструктажи проводятся до начала работы ответственными лицами.

15. Работник вправе написать заявление о перечислении заработной платы на банковский счет, указав в нем реквизиты такого счета, а также оформить заявление о получении льготы по НДФЛ, приложив к заявлению копии документов, подтверждающих право на ее получение.

16. Оформление и ведение личного дела не является обязательным (за исключением лиц, находящихся на государственной гражданской или муниципальной службе).