Как выбрать информационную систему для ведения КЭДО и сколько это будет стоить

Как выбрать информационную систему для ведения кадрового электронного документооборота, по каким критериям оценить систему и от чего зависит стоимость годового обслуживания, можно прочитать в статье эксперта Ассоциации.

Уже скоро год, как произошли изменения в трудовом законодательстве, когда работодателям было дано право переводить кадровое делопроизводство на электронный формат. В статье КЭДО – кадровый электронный документооборот. Особенности порядка ведения и перехода мы подробно разбирали алгоритм действий работодателя в переходный период. Но для многих работодателей остается открытым вопрос, как выбрать информационную систему и по каким критериям ее оценить, а также выгоден ли им такой переход.

При переходе на КЭДО основными источниками новых затрат в бюджете становятся:

расходы по информационной системе, которую выберет работодатель;
расходы по электронной подписи работодателя и работника.

Но есть и элементы экономии, которые тоже необходимо учесть при принятии решения. Экономия средств возникает за счет:

снижения расходов на бумагу;
экономии времени специалиста, осуществляющего кадровый документооборот.

Чтобы рассчитать планируемые затраты, необходимо выбрать информационную систему, в которой будет осуществляться КЭДО. Выбор можно сделать по основным критериям, необходимым компании.

На сегодняшний день работодатель может рассмотреть любой из представленных на рынке вариантов:

государственная система «Работа в России», официальный запуск которой ожидается с 1 сентября 2022 года;
любой коммерческий продукт (сейчас их представлено более семи);
самостоятельно разработанная программа (важно, чтобы она полностью соответствовала требованиям законодательства по использованию ЭЦП, формату шаблонов документов, взаимодействию с единым порталом Госуслуг).

Какие критерии заявляют разработчики информационных систем и на что ориентироваться при выборе подходящих предложений для компании:

сервисное обслуживание;
способ подключения;
интеграция с учетными системами компании;
работа с электронно-цифровыми подписями;
удобный интерфейс;
архивное хранение документов.

1. Сервисная поддержка может включать:

период обеспечения технической поддержки пользователя системы круглосуточно, в период рабочего времени с 09.30 до 18.30 или с 09:00 до 19:00;
способ осуществления техподдержки (по почте, через чат, посредством отдельно выделенного телефонного номера, который гарантирует ответ без ожидания);
помощь разработчика при внедрении информационной системы или самостоятельную установку настройка системы по предложенным инструкциям;
обучение сотрудников правилам работы в системе (эту функцию может на себя взять служба персонала при проведении Welcome-тренинга. Также можно записать самостоятельно мини-фильм с презентацией);
комплект локальных актов для запуска (как правило, это приказ о порядке перехода на КЭДО, положение об осуществлении КЭДО, формы уведомлений работников и лиц, поступающих на работу, о введении в организации КЭДО, формы согласия о переходе на КЭДО);
помощь юриста, который ответит на вопросы по адаптации предложенных документов для конкретной организации;
проверку работников (достоверность персональных данных, наличие долгов по налогам, присутствие работника в иных «черных списках»);
возможность работы с самозанятыми, в том числе осуществления им выплат.

2. Способ подключения оценивается по наличию только web-версии системы или наличию у системы web-версии и мобильного приложения.

3. Интеграция с учетными системами компании означает, имеет ли разработчик удобные интеграции, а именно модуль КЭДО для 1С и Open API для других решений.

4. Удобство работы с ЭЦП может включать:

возможность использования всех видов ЭЦП;
создание облачных НЭП и УНЭП для работников (подписи создаются мгновенно, и сразу начинается обмен);
совмещение функций информационной системы и удостоверяющего центра (не придется обращаться в другие компании для выдачи ЭЦП). Но оценивая данный критерий, стоит обратить внимание на количество видов, оформляемых ЭЦП (может быть только НЭП).

5. Удобный интерфейс может включать:

дружественный интерфейс, с которым разберется каждый;
разнообразие функционала типовых задач по созданию, подписанию и отправке документов;
возможность работы с шаблонами;
конструктор документов;
возможность загрузки своих шаблонов;
маркеры для документов, позволяющие разобраться в его статусе;
возможность отправить несколько документов одному сотруднику или ознакомить с распоряжением целый отдел;
возможность создания маршрута документа (данная функция позволяет настроить структуру кадровых процессов по документу, от согласования до подписания и утверждения);
функция уведомления сотрудника о необходимости поставить подпись (по некоторым настройкам уведомления приходят на почту, по некоторым – на почту, в СМС, в мессенджеры).

6. «Формирование архива документов» предполагает оценку, есть ли в наличии сертификаты, позволяющие архивировать документы заказчиков на облачных серверах (в исключительных случаях предлагаются решения оn-premise, позволяющие осуществлять архивное хранение на серверах заказчика).

Как правило, цена за пользование информационной системой и электронно-цифровыми подписями рассчитывается за год. Большинство коммерческих систем предполагает пакет «все включено», но есть системы, услуги которых бесплатны, и на работодателя возлагаются только расходы по покупке и продлению ЭЦП.

Стоимость пакета формируется за счет:

цены доступа к порталу для компании;
цены доступа к личному кабинету для сотрудника;
цены доступа к системе специалиста отдела кадров;
стоимости УНЭП на 1 сотрудника;
стоимости НЭП для 1 сотрудника;
стоимости интеграции с 1С ЗУП;
стоимости модуля, встроенного в 1С;
стоимости внедрения системы.

Стоимость информационной системы с покупкой ЭЦП из расчета на 10 человек сотрудников колеблется от 16 000 руб. до 45 500 руб. в год.