График отпусков. Война за соблюдение. Часть 1, подготовительная

Как известно, ежегодно в ноябре все работодатели проводят подготовительные мероприятия для формирования графика отпусков на новый календарный год. Согласно трудовому законодательству РФ, наличие графика отпусков обязательно для всех работодателей, и в случае проверки компании инспектор ГИТ может наложить штраф за его отсутствие.

Эксперт Ассоциации профессиональных бухгалтеров и финансистов Ивановской области представит практические советы и рекомендации по всем этапам подготовки графика отпусков.

Для начала необходимо рассчитать количество неиспользованных дней ежегодного отпуска по состоянию на 31 декабря текущего календарного года для каждого работника. При этом важно учесть, что если в компании наряду с основным отпуском работникам предоставляются дополнительные отпуска, то расчет неиспользованных дней производится для каждого вида отпуска отдельно.

Рассмотрим алгоритм расчета для ежегодного основного отпуска:

1. Рассчитываем общий период работы работника в компании.

Для этого из расчетной даты (у нас это последний день текущего года 31.12.2020) вычитаем дату приема работника на работу.

Расчет можно проводить вручную или с помощью специальных программ-калькуляторов.

В результате получаем общий период работы работника в компании на дату расчета.

2. Из полученного периода вычитаем (если есть) периоды, которые не включаются в стаж, дающий право на предоставление ежегодного основного отпуска, а именно:

• отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет;
• время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных статьей 76 ТК РФ;
• количество дней отпуска без сохранения заработной платы, превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года работника.

В результате получится расчетная величина общего стажа, дающего право работнику на ежегодный оплачиваемый отпуск. При расчете стаж, как правило, указывается в количестве ДНЕЙ- МЕСЯЦЕВ-ЛЕТ.

3. Переводим расчетную величину стажа в календарные дни.

Для этого количество полученных полных ЛЕТ умножаем на 28 дней, количество полученных полных МЕСЯЦЕВ умножаем на 2,33 дня, количество ДНЕЙ учитываем как полный месяц (из расчета 2,33 дня) только в том случае, если величина дней в полученном стаже равна или больше 15. Все полученные произведения и числа складываем.

В результате получаем общее количество дней ежегодного основного отпуска, заработанного работником по состоянию на расчетную дату (в нашем случае на 31.12.2020).

4. Из полученной суммы вычитаем общее количество использованных работником дней ежегодного отпуска (учет всех дней отпуска консолидированно ведется в личной карточке формы Т-2 каждого работника).

В результате расчета и получается величина количества неиспользованных дней ежегодного основного отпуска по состоянию на конец календарного года в календарных днях.

Полученная величина неиспользованных дней отпуска в сумме с днями предстоящего календарного года будут являться плановым количеством дней отпуска, которые необходимо распределить на будущий год.

Для этого рекомендуем подготовить для подразделений таблицу, в которой напротив фамилии каждого работника нужно указать количество неиспользованных дней ежегодного отпуска (рассчитанных выше по алгоритму) и величину дней отпуска предстоящего года (т. е. 28 календарных дней).

В следующей статье мы расскажем, что также важно учитывать при планировании и распределении дней ежегодного отпуска, а именно: об особенностях разделения ежегодного отпуска на части и о преимущественном праве работника на выбор дат отпуска в удобное для него время.