График отпусков. Война за соблюдение. Часть 2: особенности, о которых следует знать

В предыдущей статье мы подробно разобрали, как определить количество плановых дней отпуска на новый календарный год. Теперь важно определиться с датой начала отпуска, т. к. в графике для каждого работника должны быть указаны дата начала отпуска и его продолжительность. Как правило, не все компании планируют отпуск работника на всю его продолжительность, а пользуются правом законодательства и разбивают его на части. Важным условием такого разделения является правило, что одна из частей не может быть меньше 14 календарных дней.

Как практикующий специалист я рекомендую не «дробить» отпуск на мелкие части, а использовать следующий вариантный порядок:

• 2 периода -  по 14-14 к/дней или по 7-21 к/дней;
• 3 периода – по 7-7-14 к/дней.

Также рекомендую при утверждении правил по разделению отпуска на части не разрешать работникам исключать из части отпуска выходные дни. Прямого запрета законодательства на эти рекомендации нет, но опыт показывает, что, устанавливая правила, работодателю важно учитывать принцип эффективности и трудозатрат всех участников процесса.

Разделение отпуска на части возможно только при взаимном согласии между работником и работодателем. Как практически это сделать? Возможны следующие варианты:

1. Работник может написать заявление с просьбой предоставить отпуск частями, указав продолжительность каждой части и дату начала отпуска. Работодатель, согласовав данную просьбу, вносит сведения в график отпусков.

2. Работодатель может внести изменения в унифицированную форму Т-7, дополнив ее столбцами «С графиком отпусков ознакомлен» и «С разделением отпуска на части согласен». Ознакомление с графиком и достижение согласия на разделения отпуска на части это не одно и то же, поэтому подпись работника в предложенном варианте должна быть в двух столбцах.

В нашей компании мы используем второй вариант.

В случае проверки инспекцией по труду работодателю необходимо будет представить доказательства достижения согласия сторон при разделении отпуска на части.

Если в графике отпусков все периоды отпуска указаны полностью, то законодательством не предусмотрена обязательность ознакомления с ним работников под подпись.

Не стоит забывать также об особых категориях работников, которым в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время, и о случаях, когда работники независимо от содержания графика отпусков при наступлении определенных обстоятельств имеют право использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в конкретные сроки.

Что это означает и как это практически использовать при формировании нового графика отпусков?

1. Определить особые категории сотрудников, которым отпуск предоставляется в удобное для них время по их желанию. К ним относятся сотрудники:

• награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России»;
• являющиеся инвалидами войны;
• получившие или перенесшие лучевую болезнь, другие заболевания и ставшие инвалидами вследствие чернобыльской катастрофы;
• получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр);
• имеющие звание Героя Социалистического Труда, Героя Труда Российской Федерации и полные кавалеры ордена Трудовой Славы, Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы;
• имеющие трех и более детей в возрасте до двенадцати лет.

Данным сотрудникам необходимо предложить выбрать удобные даты для отпуска, но важно помнить, что их желание в течение года может измениться и работодатель обязан будет предоставить отпуск в даты, о которых просит работник. Свое желание о датах отпуска работник указывает в заявлении.

2. Определить категории сотрудников, у которых имеются определенные обстоятельства, при наступлении которых работодатель обязан учесть желание работника о периоде отпуска. К ним относятся:

• сотрудники, являющиеся супругами военнослужащих (по их желанию им отпуск предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих);
• мужья в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам;
• совместители в период отпуска по основному месту работы;
• женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком;
• один из родителей (опекун, попечитель), работающий в районе Крайнего Севера или приравненной к нему местности (в период сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования в другой местности).

Если в период формирования графика отпусков обстоятельства, при которых работник сможет воспользоваться своим правом известны, то работник письменно уведомляет работодателя о периоде предполагаемого отпуска с указанием причины. Если обстоятельства возникнут впоследствии в течение календарного года, то работник заявлением обязан уведомить работодателя о желаемом периоде отпуска.

В следующей статье мы расскажем:

• об особенностях планирования отпусков новым сотрудникам;
• об интересах работодателя, которые необходимо учитывать при формировании графика отпусков;
• о форме графика отпусков и порядке его утверждения.