Основные аспекты списания дебиторской задолженности

13.04.2023

Количество просмотров: 393

Списание дебиторской задолженности – тема, актуальная для всех организаций, независимо от их налогового режима.

Списание безнадежных долгов – это не право, а обязанность фирм согласно общим правилам бухгалтерского учета. Ведь все активы, включая дебиторскую задолженность, которые не приносят экономических выгод, должны быть отнесены на убытки. Иначе отчетность не предоставит пользователю информацию о реальном финансовом состоянии фирмы (п. 1 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Не все долги можно списать, а только те, которые отвечают признакам безнадежного долга. Это ответственная часть, так как списанная дебиторская задолженность является убытком компании. Такая ситуация должна быть исключительной.

Безнадежный долг — это долг с истекшим сроком исковой давности, а также долг ликвидированной компании или исключенной из ЕГРЮЛ. Кроме того, невозможность получения денег может установить судебный пристав и вынести постановление об окончании исполнительного производства (п. 2 ст. 266 НК РФ).

Дебиторская задолженность списывается в периоде, когда она признана безнадежной. Если оснований несколько, списать можно в дату наиболее раннего из них.

Следует отметить, что закрытие ИП не делает его долг безнадежным, поскольку предприниматель отвечает по долгам всем своим имуществом (письмо Минфина России от 16.09.2015 № 03-03-06/53157).

Списание безнадежной задолженности ИП возможно в трех случаях:

1. по окончанию процедуры банкротства,
2. после вынесения судом решения о невозможности взыскания денег,
3. в случае смерти предпринимателя.

Для списания долгов организации необходимо оформить следующие документы:

1. акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, прочими дебиторами и кредиторами. Формат документа может быть как произвольной формы, так и унифицированной (№ ИНВ‑17). Обратите внимание, в унифицированном бланке есть только графы для отражения долгов с истекшим сроком давности. Для сумм, которые не могут быть взысканы по другим причинам, например ликвидация компании или смерть гражданина, необходимо добавить собственные графы;
2. бухгалтерская справка. В ней должны быть указаны все сведения о задолженности и объяснение причин списания.

На основании этих документов следует оформить приказ руководителя и прописать сумму, подлежащую списанию.

Далее рассмотрим, как должна списываться дебиторская задолженность в бухгалтерском и налоговом учёте.

В бухгалтерском учёте организация может списать задолженность за счет резерва по сомнительным долгам либо сразу отнеся ее на финансовые результаты. Первый вариант возможен, если был создан резерв по сомнительным долгам:

Дебет 63 Кредит 62 (71, 76…) — долг списан за счет резерва.

Напомним, формировать резерв по сомнительным долгам обязаны все фирмы, в том числе на упрощенной системе налогообложения. Не создавать его можно только в случае, если есть твердая уверенность, что долг будет погашен (письмо Минфина № 07-02-18/01 от 27.01.2012).

Однако прямой ответственности за отсутствие резерва нет. Санкции могут быть, только если из-за неначисления резерва какая-либо строка бухгалтерской отчетности окажется искажена более чем на 10 %.

Тогда должностному лицу фирмы может быть наложен штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Если компания не создала резерв или его величины недостаточно, то долг следует списать сразу на прочие расходы:

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 62 (71, 73, 76…) — отнесена на финансовые результаты дебиторская задолженность (задолженность, не покрытая резервом).

Дата списания может не совпадать с датой наступления данных обстоятельств. Главное, чтобы задолженность была отнесена на расходы до составления бухгалтерской отчетности.

Кроме того, в течение пяти лет после списания необходимо хранить документы, подтверждающие факт списания, и отражать задолженность за балансом:

Дебет 007 — сумма списанной дебиторской задолженности.

Если в течение пяти лет у должника появятся средства, и он вернет долг, то резерв должен быть восстановлен на полученную сумму:

Дебет 63 Кредит 91 субсчет «Прочие доходы» — восстановлен резерв в части погашения дебиторской задолженности.

Кредит 007 — сумма списанного безнадежного долга, погашенного должником.

Обратите внимание, что списать в расходы «дебиторку» могут только организации на общей системе налогообложения. Соответственно, фирмы на спецрежимах учесть безнадежный долг в расходах не могут (письмо Минфина России от 13.11.2007 № 03-11-04/2/274). ИП на ОСНО также не вправе списывать дебиторскую задолженность.

В налоговом учете формирование резерва по сомнительным долгам — это право, а не обязанность. Если был создан резерв, то предприятие списывает дебиторскую задолженность за счет резерва.

Если резерв не сформирован, то списание долга относится на внереализационные расходы.

Следует подчеркнуть, что при списании дебиторской задолженности физических лиц у последних возникает доход, поэтому компания обязана удержать НДФЛ с суммы долга (письмо Минфина России от 08.02.2012 № 03-04-06/4‑27).

Важно понимать, что, поскольку списанные долги являются расходами организации, их налоговая проверяет особенно тщательно. Поэтому необходимо приложить к акту инвентаризации задолженности историю ее возникновения и документы, подтверждающие реальность сделки: договоры, накладные, акты сверок, а также основание для признания долга безнадежным.