Проверка государственной инспекции труда (ГИТ) — это всегда малоприятное событие. Психологически подготовка к проверке схожа со «страшным» квестом, который проходит не только руководитель организации, но и сотрудники, участвующие в подготовке документов. Как правило, в этот период в голове руководителя возникают два вопроса: «Почему не делалось все заранее?» и «Где найти эксперта, который поможет подготовиться к проверке?».
Когда запрашиваемые документы попадают в руки проверяющих, то все имеющиеся нарушения фиксируются в полном объеме и исправить уже ничего нельзя.
Поэтому важно перед передачей документов проверяющим органам проверить их и внести необходимые правки. Даже за один день можно многое исправить, чтобы в глазах проверяющих выглядеть более достойно, как надежный работодатель, и избежать возможных штрафов.
Ошибочным является мнение работодателей, которые до настоящего времени считают, что штрафы за нарушение трудового законодательства небольшие и выгоднее не готовиться проверке, а заплатить штраф.
С каждым годом требования к соблюдению трудового законодательства ужесточаются. Если несколько лет назад по окончании проверки работодатель мог рассчитывать на штраф, выписанный только на должностное лицо, то в настоящее время за одно и тоже нарушение ГИТ выписывает штраф как на должностное лицо (от 1 000 до 5 000 руб.), так и на юридическое (от 30 000 до 50 000 руб.), причем имеет право умножить полученную сумму на количество случаев данного нарушения. Например, умножить на количество сотрудников, у которых в трудовых договорах обнаружена одна и та же ошибка. И порой сумма штрафа за одну проверку может превысить сотни тысяч рублей.
Проверки ГИТ бывают плановые и внеплановые.
Основанием для проведения внеплановой проверки являются:
Нельзя недооценивать своих сотрудников. Люди обращаются в ГИТ, потому что это бесплатно и все обращения подлежат обязательному рассмотрению, а установленные законодательством сроки давности для обращения позволяют и уволенному сотруднику претендовать на защиту своих прав и интересов.
Решение о начале внеплановой проверки и перечень запрашиваемых документов в обязательном порядке вручаются работодателю лично, под подпись. Ошибочно предполагать, что если работодатель не получил под подпись решение о начале внеплановой проверки, то к ней можно не готовиться. Сроки проведения проверки установлены законодательством и подлежат обязательному соблюдению как проверяющей стороной, так и стороной работодателя.
Внеплановая проверка может быть документарной и выездной.
В случае документарной проверки проверяющий инспектор не выезжает на предприятие, а направляет работодателю распоряжение о начале проверки и перечень запрашиваемых документов, которые необходимо отправить в ГИТ в виде заверенных копий в установленный срок.
Выездная проверка проводится по месту нахождения предприятия, когда невозможно по документам:
Работодатель узнает о внеплановой проверке разными способами:
При подготовке документов к внеплановой проверке рекомендуется руководствоваться только запрошенным перечнем, а также важно знать, что инспектор делает выводы исключительно на основании документов и письменной информации, представленных работодателем. Именно поэтому работодателю необходима помощь специалиста, который поможет сделать предварительный анализ выявленных недочетов и определить порядок ответов на предполагаемые вопросы по нарушениям.
Основанием для плановой проверки является решение самой трудовой инспекции.
Работодатель узнает о плановой проверке разными способами:
Плановая проверка также может быть документарной и выездной.
Документарные плановые проверки проводятся дистанционно, с использованием проверочных листов, утвержденных законодательством.
При выездной проверке работодателю необходимо представить трудовому инспектору документы и информацию по запросу на месте, так как метод проверки (сплошной просмотр или выборочные категории документов) определяется им самостоятельно.
Если ваша компания попала в план проверок, подготовку к ней рекомендуем начать заранее, а именно:
Во всех случаях предстоящих проверок (плановых и внеплановых) важна оперативная и эффективная реакция работодателя. Чтобы исключить или минимизировать риск наложения значительных штрафных санкций, важно быстро сориентироваться в некорректных или недостающих сведениях и грамотно их дополнить, доработав их или исправив соответствующие документы.
К сожалению, существуют случаи, которые невозможно исправить:
Поэтому важно, чтобы ведением кадрового учета занимался опытный профессионал. Это может быть штатный сотрудник или аутсорсинг. Часто бывает так, что в компании функция ведения кадрового учета поручается бухгалтеру. Но важно помнить, что специалист по кадровому учету, работающий в штате, должен знать правила заполнения всех кадровых документов и порядок соблюдения кадровых процедур, установленных законодательством; понимать особенности деятельности предприятия при применении норм трудового права; регулярно изучать изменения законодательства, регулирующего трудовые отношения. Бухгалтер с его загруженностью вряд ли может гарантировать стопроцентно правильное ведение данной функции. Поэтому многие компании выбирают передачу кадрового учета на сторону. Выбирайте профессионалов, и в этом случае можно быть уверенным, никакая проверка вам не страшна!