Время проверить налоговый статус работников

25.12.2023

Количество просмотров: 136

Организации и индивидуальные предприниматели, у которых есть трудоустроенные сотрудники, наряду с обязанностью ежемесячного расчета и оплаты страховых взносов за своих работников имеют обязательство в отношении перечисления налога на доходы физических лиц. В последнем случае работодатель выступает налоговым агентом по отношению к сотрудникам. Это означает, что он должен исчислять и уплачивать НДФЛ в бюджет. Во избежание начислений пени и штрафов важно своевременно и правильно рассчитывать суммы налога на доходы. Согласно действующему законодательству РФ, данный налог рассчитывается по-разному для резидентов и нерезидентов. Ставка по НДФЛ для резидента составляет 13 % (15 % — если доходы превысили 5 млн руб.), для нерезидента –30 %. При этом нерезиденты не могут применять налоговые вычеты, в том числе вычеты на детей для уменьшения налоговой нагрузки.

Резидент — это физическое лицо, которое живет в стране на постоянной основе и платит в ней налоги. Нерезидентами становятся те, кто временно проживает на территории страны, туристы и некоторые категории физических лиц.

Правило для признания человека налоговым резидентом очень простое. Согласно статье 207 Налогового кодекса физическое лицо признается налоговым резидентом РФ, если оно находится в стране не менее 183 календарных дней в течение 12 календарных месяцев подряд. Соответственно, лица, проживающие более 183 дней в году за рубежом, являются нерезидентами.

Важно обратить особое внимание на то, что в течение календарного года статус физического лица может меняться, что в свою очередь будет прямо влиять на изменение ставки по налогу на доходы. Если имеются нерезиденты, которые стали резидентами, или наоборот, потребуется пересчитать налог на доходы с физических лиц. В первом случае налог уменьшится, образуется переплата, которую надо будет вернуть сотруднику. Во втором случае, наоборот, возникнет недоимка,  у нерезидента потребуется дополнительно удержать недостающую сумму для перечисления в бюджет.

При каждой выплате следует проверять статус сотрудника для правильного применения ставки по налогу и корректного расчета суммы к перечислению в бюджет. При этом надо понимать, что если все сотрудники компании трудятся в офисе на постоянной основе, то бухгалтеру нет необходимости проверять статусы каждого трудоустроенного, по умолчанию они все являются резидентами. Однако  если есть дистанционные работники, проживающие за границей, или те, кто регулярно ездят в длительные зарубежные командировки, то тема проверки статусов становится актуальной.

В конце года в обязательном порядке следует перепроверить налоговый статус сотрудников (письма Минфина от 12.12.2022 № 03-04-05/121297, от 27.07.2022 № 03-04-05/72454).

Если к концу года при проверке обнаружится, что резидент стал нерезидентом, и не будет возможности в полном объеме удержать НДФЛ, то работодателю потребуется отчитаться в ФНС, отразив неудержанную сумму налога, а также сообщить об этом сотруднику. В таком случае налоговая самостоятельно выставит работнику налог к уплате, прислав уведомление за 2023 год. Если же сотрудник стал нерезидентом уже после увольнения, то работодатель не должен пересчитывать НДФЛ со ставки 13 % на ставку 30 %. Это становится прямой обязанностью самого человека. Ему потребуется оформить и подать в налоговую инспекцию декларацию 3-НДФЛ с учетом перерасчета и заплатить образовавшуюся недоимку.